Privacy van de werknemer bij track & trace

Wie zich zorgen maakt over de privacy van zijn/haar werknemers bij het installeren van een tracking systeem, kan terug op beide oren slapen. Bedrijven die een geolokalisatiesysteem hanteren in de voertuigen van hun werknemers houden zich aan de General Data Protection Regulation (GDPR) en de privacywetgeving.

Zowel de aanbieders van track & trace systemen alsook de werkgevers zelf respecteren steeds de GDPR bij het implementeren van track and trace. Dat wil zeggen dat de gegevensverwerking gebaseerd is op een rechtsgrond, zoals loonberekening inclusief de berekening van correcte mobiliteitsvergoedingen. De gegevens (mobiliteit en werkuren) worden gedigitaliseerd en kunnen eenvoudig verstuurd worden naar het sociaal secretariaat. Na de loonverwerking zullen alle persoonsgegevens geanonimiseerd worden. Indien de werknemer zich niet hoeft aan te melden met een badgesysteem zijn de persoonsgegevens zelfs automatisch geanonimiseerd.

Werkgevers maken best in een geopolicy aan de werknemers duidelijk waarvoor het trackingsysteem gehanteerd wordt. In deze policy wordt helder geformuleerd waarvoor men track-and-trace gebruikt. De meeste werkgevers nemen de geopolicy op in de carpolicy of in het arbeidsreglement. Indien de onderneming meer dan 50 werknemers telt dient de werkgever ook rekening te houden met het advies van de overlegorganen en zich aanmelden bij de privacycommissie.

Doelen waarvoor geolokalisatie gebruikt worden:

• veiligheid en de gezondheid;
• vereenvoudiging van administratie en processen
• bescherming van de goederen van de onderneming;
• controle van het productieproces, dat zowel betrekking heeft op voertuigen en machines (om de goede werking ervan na te gaan), als op de werknemers (ter evaluatie en verbetering van de werkorganisatie);
• controle van de arbeid van de werknemer na aantoonbare misbruiken.

Een Track&Trace systeem van GeoTracer biedt zowel voordelen voor werkgever als voor de werknemer. Door middel van een badgesysteem of via de tachograaf worden de werkuren van chauffeurs digitaal geregistreerd en doorgestuurd.

Enerzijds wordt de papieren rompslomp (dagverslagen en routebladen) hiermee gereduceerd, waardoor een grote administratieve kost overbodig wordt. Op die manier kan je je focussen op de kerntaken van de onderneming. Anderzijds biedt dit voor de werknemers uit de bouwsector een correcte vergoeding voor de kilometers die ze afleggen. De objectieve rapportages geven dan ook een nauwkeurigheid tot op de kilometer. Ook de Checkin@work voor bouwmedewerkers wordt hierdoor volledig automatisch geregistreerd. Transportbedrijven kunnen ook eenvoudig “over the air” de DDD files downloaden uit de tacho, zodat ze voldoen aan de huidige wetgeving en boetes vermijden. 

Daarnaast geeft een tracking systeem op elk moment van de dag de juiste locatie van de vrachtwagen en de goederen aan. Dit is bijzonder handig voor routeoptimalisatie, verminderen van het brandstofverbruik of green driving. Via de “traffic” functie wordt steeds een realtime overzicht gegeven van de verkeersstroom, mogelijke files en omleidingen. Ook de Belgische tolheffing, over de verschillende gewesten heen, kan eenvoudig berekend worden via tracking aanbieders.  

Bovendien zit in het trackingsysteem alle nodige informatie voor onderhoud, zoals datum voor de verzekering, datum voor de schouwing, einde leasingcontract, enz. Bij een ongeval, panne of een boete kunnen ook steeds de details en de exacte locatie opgevraagd worden. Tot slot is een track&trace systeem uiteraard een zeer praktisch instrument bij diefstalbescherming.

Heb je nog vragen over trackingsystemen bij bedrijfsvoertuigen?